Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức hội nghị
Phòng tổ chức hội nghị
Dù quy mô của hội nghị đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức hội nghị.
Dù quy mô của hội nghị đó như thế nào, lớn hay nhỏ, hình thức như thế nào, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị sau đây. HacincolHotel sẽ hướng dẫn bạn những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức hội nghị.
Bước 1 : Lập kịch bản tổ chức hội nghị
 |
| Phòng họp hội nghị |
Bất cứ hội nghị nào cũng vậy, điều đầu tiên mà các cuộc hội nghị cần thực hiện để đặt nền móng cho các hoạt động sẽ diễn ra sau đó, chính là viết kịch bản hội nghị. Viết kịch bản là bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức một hội nghị và cần được thực hiện một cách công phu và chi tiết. Bạn cần đưa kịch bản chi tiết hội nghị cho đối tác tài trợ hoặc cho khách hàng của bạn, đồng thời kịch bản đó sẽ được đến tay các cộng sự và cộng tác viên của bạn.
Bước 2 : Chọn thời gian tổ chức hội nghị
 |
| Phòng tổ chức hội nghị |
Thành công của một hội nghị là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố phối hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Trong đó yếu tố thời gian trong tổ chức hội nghị đóng vai trò rất quan trọng và là một phần không thể thiếu mà các hội nghị cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng.
Khi chọn thời gian để tổ chức chương trình, đặc biệt là các hội nghị lớn, nhà tổ chức hội nghị cần quan tâm rằng vào ngày hôm đó quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức hội nghị có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào, thời gian đó có trùng với hội nghị lớn khác không, các khách mời có điều kiện thuận lợi để tới dự hội nghị vào thời điểm đó không.
Bước 3 : Quy trình tổ chức hội nghị
 |
| Phòng lớn hơn để tổ chức lớn hơn |
Đặc biệt lưu ý đến yếu tố thời gian khi chuẩn bị tổ chức hội nghị
Bước 4 : Chọn địa điểm tổ chức hội nghị
 |
| Phòng hội nghị nhiều chỗ |
Địa điểm tổ chức hội nghị là khâu vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng như không gian lớn, vị trí đẹp thuận tiện, an ninh tốt…
Bước 5 : Xây dựng kế hoạch truyền thông
Khi tổ chức hội nghị, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia hội nghị ? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá hội nghị tốt nhất.
 |
Nhà hàng tiệc cưới |
Bạn hãy tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá hội nghị khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của hội nghị từ những người đã trực tiếp tiếp nhận hội nghị. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức hội nghị với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.
Bước 6 : Phòng ngừa rủi ro
Không thể nào tồn tại một hội nghị hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức hội nghị có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào.
Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức hội nghị, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức hội nghị là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi hội nghị để đảm bảo hội nghị được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết của hội nghị về cách phòng ngừa rủi ro trong tổ chức hội nghị.
Bước 7 : Đánh giá hội nghị
 |
| Đánh giá thành công |
Khâu tổng kết sau hội nghị, đánh giá sự thành công của một hội nghị là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để bạn rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức.
Có một sự thật rằng dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một hội nghị nào được tổ chức trơn tru hoàn hảo từ đầu đến cuối cả, những lỗi sai đã mắc phải của hội nghị này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho hội nghị sau.
Các kinh nghiệm này không có một sách vở trường lớp nào dạy bạn, mà đó hoàn toàn là những điều bạn cần tự đúc rút ra cho bản thân.
Con đường dẫn đến thành công của một hội nghị cần trải qua nhiều bước chuẩn bị công phu.
Trên đây là những việc cần làm thuộc công đoạn chuẩn bị trong các quy trình tổ chức hội nghị trước khi hội nghị diễn ra. Chúc các bạn sẽ xây dựng được nền tảng vững chắc trong việc chuẩn bị để từ đó tạo tiền đề cho việc tổ chức được những hội nghị thành công.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tại :
Hacinco Hotel :
Địa chỉ : 110 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội Tel:
GMAIL : info@hacincohotel.com
HOTLINE : 090 228 9798 or 0983 897 780
0 comments:
Post a Comment